La custodia documental es uno de los negocios rentables que provoca la gran cantidad de papel que se genera en las oficinas y organismos públicos, también denominado guarda y custodia de documentación. Consiste en prestar el servicio de custodiar documentación de clientes, a cambio de una contraprestación económica.
A pesar de que hay voces que tachan al negocio de la custodia documental como negocio en declive en favor del negocio de la digitalización de documentos podemos asegurar que no es así porque aun en nuestros días el proceso de la digitalización es caro y la inversión que deben hacer los clientes para digitalizar sus documentos puede llegar a ser elevada.
Los potenciales clientes tales como despachos de abogados, clínicas médicas, hospitales, etc están ubicados en el centro de las ciudades dónde el precio de alquiler de las oficinas es muy elevado, de ahí que la proposición de externalizar el archivo de la documentación en depósitos documentales ubicados en el extrarradio de las ciudades, donde se abaratan los costes , se convierte en una idea de negocio muy atractiva
Existen dos modelos del archivo de la documentación:
Estanteado en baldas: donde no hay apilamiento de los archivos definitivos que contienen la documentación
Paletización de los archivos definitivos
Un gran centro documental puede albergar centenares de millares de archivos definitivos. Sin lugar a dudas la mayor inversión es la instalación de estanterías con el fin de evitar el apilamiento de los archivos definitivos y que estos acaben deteriorándose.
El negocio de la custodia documental precisa de las siguientes inversiones:
Alquileres o adquisiciones de naves
Adecuación de las instalaciones para convertirlas en depósitos documentales:
Instalación de estanterías (acero y aglomerado de madera)
Implementación de medidas para prevenir incidencias con fuego y agua
Instalación de alarmas contra intrusión y otras anomalías
Instalación de circuito cerrado de televisión
Instalación de acceso restringido a personal de la empresa
Creación o adquisición de un sistema informático que permita la gestión del centro documental.
Adquisición, bien mediante compra o renting, de vehículos para transportar dicha documentación a las instalaciones del cliente
La custodia documental y los servicios que engloba
El precio de la logística ( recogida inicial en las instalaciones actuales del cliente hasta los depósitos documentales) es variable dependiendo de la cantidad a trasladar, del acceso a las instalaciones del cliente, de la distancia al deposito
La creación de una base documental que permita la identificación de cada uno de los archivadores definitivos
El precio de la custodia de los documentos, que se factura mensual, se basa en la cantidad de metros lineales que ocupan la documentación de un cliente en el deposito documental.
La consulta de la documentación, varia en función si se realiza a través del portal web (en caso de que esté digitalizado la documentación a parte de custodiada físicamente) o hay que entregar en las instalaciones del cliente la documentación que precise consultar en cada momento.
Una línea de negocio para complementar la actividad es ofrecer el servicio de destrucción certificada de la documentación obsoleta.
