El negocio rentable de la digitalización de documentos
La digitalización de documentos es uno de los negocios rentables y que más están evolucionando en los tiempos actuales.
La digitalización de documentos o la gestión de documentos en la nube es una tendencia que está cada vez más asentada en el mundo empresarial y sobre todo en las nuevas Startups que acostumbran a trabajar a diario con las nuevas tecnologías.
Trabajar en la nube o tener digitalizados los documentos nos permite ayudar al medio ambiente y ahorrar en papel y gastos de archivo y almacén. Todo es más accesible y permite tener los ficheros alojados en un servidor o espacio web.
Los inicios de la gestión documental en la nube
La inmensa cantidad de documentación en soporte papel volvían a las empresas más lentas, el origen de los ordenadores ha sido siempre automatizar el acceso y clasificación de la información que se genera a diario en las oficinas. Los ordenadores cada vez más rápidos permiten alojar con acceso rápido cada vez un mayor número de tipo de documentos a la vez que se facilita el acceso multidispositivo desde pc, Smartphone y tableta.
La Industria de la gestión documental ha propiciado el negocio de la digitalización o escaneamiento de la documentación para que el acceso a la información sea mucho más ágil y rápido.
Las empresas y particulares están explotando esta nueva línea de negocio que permite al usuario final acceder a la información a través del ordenador sin tenerla que revisar ingentes cantidades en formato papel hasta localizar la información que precisa.
Herramientas necesarias para iniciar el negocio online:
Hemos hablado con un Despacho de Abogados online, AbogadodeAlmeria que funciona de forma virtual para que nos cuente como ha realizado la implantación de este tipo de negocio, al cual muchos le califican como negocio rentable.
El Despacho de Abogados ofrece desde Almería servicios legales online a toda España. El bufete legal nos indica que el equipamiento básico que se necesita está compuesto de un escáner y de un ordenador y que no es distinto del resto de equipamientos que existen en los bufetes de abogados actuales. Lo fundamental es que la gestión de la empresa se haga de forma integral y buscando que los trabajadores y clientes se sientan cómodos trabajando en la nube.
Tener un scanner de amplia gama es muy importante, y su elección va en función de la producción que pretendemos escáner, pudiéndose calificar como domésticos, de baja producción, media y alta producción. Ellos nos indican que tienen varios tipos de escáner. Un Scanner tradicional de alta calidad y varios scanner portátiles para escanear fuera de la oficina cuando van a asesorar legalmente a una empresa fuera del despacho de abogados.
¿Qué se necesita para tener una empresa 100% en la nube?
Un escáner: Un escáner de baja producción puede estar rondando aproximadamente los 2000 euros y con el daríamos cobertura al arranque inicial del negocio de la digitalización de documentos. Debemos tener en cuenta que un escáner de los denominados de alta producción puede superar los 12.000 euros.
En el momento de la adquisición de este tipo de equipos debemos plantearnos si nos vamos a tener que llevar a cabo procesos de digitalización de documentación que no podamos suministrar por el alimentador (por ejemplo: libros) para lo cual tendremos que recurrir a que nuestro aparato tenga la posibilidad de realizar la digitalización por cama plana.
Un ordenador de sobremesa o portátil con buena batería que sea cómodo para trabajar y con un buen disco duro que permita gestionar correctamente las copias de seguridad. Se pueden conseguir equipos en 500€ con esas prestaciones.
Todo ello son datos orientativos porque varía mucho dependiendo de las marcas y prestaciones que nos aporten los equipos.
Los trabajos de digitalización se pueden llevar a cabo en los locales del emprendedor o en los locales del cliente porque las herramientas necesarias para llevar a cabo el trabajo, son fácilmente transportables.
En los inicios del desarrollo de la tecnología de la digitalización se daba importancia a que la comunicación entre el escáner y el pc se llevará a cabo a través de tarjetas Scasi, ya que era fundamental una comunicación rápida entre las dos herramientas, en la actualidad con los puertos Usb y la evolución de la tecnología esto ya no es tan importante.
Variables para que la digitalización sea un negocio rentable:
La digitalización de documentación es un negocio rentable siempre y cuando se realicen presupuestos correctos de la cantidad de recursos humanos y tiempo empleado que se va a emplear para realizar un trabajo específico.
No debemos olvidar el tener en cuenta la amortización de los equipos usados para llevar a cabo dichos trabajos, así como otra serie de gastos como pueden ser: luz, alquileres, etc.
Tener una Empresa online transforma los gastos fijos en variables:
El despacho de AbogadodeAlmería nos indica que desde que gestionan los expedientes legales de forma online los gastos tradicionales de un bufete de abogados han disminuido y que este sistema es extrapolable a cualquier empresa de servicios o venta de productos.
La facturación del trabajo se suele realizar por imagen producida y el precio que se debe cobrar por cada imagen dependerá de diversas variables, como pueden ser:
o Olvidar los gastos de archivo y si la documentación está o no grapada, encuadernada. Todo se etiqueta dentro del software de gestión documental.
o El cliente puede elegir si usar la digitalización o imprimir en blanco/negro o a color en casa sus expedientes legales.
o Las dimensiones del documento que se pretende digitalizar: A4, A3, o incluso mucho mayor como pueden ser los planos, así el cliente puede acercarse a la imprenta y elegir tamaños grandes por ejemplo para cuestiones de derecho urbanístico.
Los grandes archivos de las ciudades están llevando a cabo grandes procesos de digitalización usando en ocasiones medios propios o externalizando el trabajo, ahí es donde podemos encontrar nuestra oportunidad para poner en marcha el negocio de la digitalización. El Despacho de Abogados nos indica que muchos antiguos despachos tardar muchísimas horas en buscar información de archivo o enviarlas a otros despachos de abogados que operan en otros puntos del territorio nacional.
Entre los elementos que debemos tener en cuenta para que nuestra idea se convierta en un negocio exitoso en la nubees conseguir una cuota de mercado permanente en el tiempo y ello se conseguiría fidelizando a los clientes, con pequeñas digitalizaciones de sus documentos pero que fueran continuas, así nos aseguraríamos una continuación y permanencia en los recursos humanos empleados, lo que favorecerá una mayor experiencia de los mismos para realizar el trabajo a la perfección.
Para poner en marcha el negocio debemos familiarizarnos con términos como espacio web, hosting compartido, nube, formatos de ficheros (tiff, jpj, pdf, etc) resolución, brillo, contrataste, bases de datos.
Una de las cuestiones mas problemáticas que plantea este tipo de negocio en el momento de ofrecérselo a posibles clientes de la empresa es la gestión una vez producida de esos millares o millones de imágenes producidas. Los clientes jóvenes entienden con facilidad este nuevo sistema. Aquí entra en juego las bases de datos que permitan almacenar y posteriormente que permitan la localización de un documento en concreto.
Entre las bases de datos más utilizados por los programas de gestión documental están Oracle y Sql (o la versión gratuita mysql).
Nosotros claramente apostamos por Oracle, a nuestro juicio el mejor motor de bases de datos de la actualidad, si bien por los precios de licencia está pensado para mediana o gran empresa, siendo los anteriores como Mysql o sql los más indicados para las pequeñas pymes, afirma el despacho de abogados almeriense.
Aquí debemos familiarizarnos con otro término: indexación de datos, que podríamos definir como la grabación de datos para identificar de forma inequívoca un documento y asi permitir la localización del documento que pretendemos de forma rápida. Para ello nada mejor como etiquetar los documentos y clasificarlos por categorías, ramas legales, nombre de cliente, fecha y números de expediente.
En el momento de impulsar este tipo de negocios debemos ser conscientes que implica tener una base de conocimientos informáticos, ya que en definitiva estamos tratando con documentos alojados mediante procesos informáticos. El despacho de abogados nos confirma que no todos los trabajadores están preparados para trabar de forma online o en la nube y que es gasto en formación se debe contemplar como un activo o una inversión en recursos humanos a largo plazo que consolida puestos de empleo de calidad.
La cartera de clientes puede ser muy amplia: asesorías, despachos de abogados, clínicas médicas, organismos públicos, grandes empresas, etc Es decir, todo aquel cliente que por razón intrínseca de su negocio genere una gran cantidad de documentación.
