Muchas empresas siguen confiando en las hojas de cálculo de Excel, o peor aún, en hojas físicas, para llevar la contabilidad de su negocio. Si bien es una opción cuando estás comenzando y no tienes demasiados movimientos o recursos, una vez que despegas o te encuentras consolidado como empresa, se vuelve complicado usar una contabilidad manual para registrar las transacciones financieras. Por eso, en la siguiente publicación, queremos hablar sobre los programas de contabilidad para empresas medianas y pequeñas. Te diremos qué son y cuáles son las ventajas de contar con una de estas herramientas en tu negocio.
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Programas de contabilidad para PYMES
Los programas de contabilidad son softwares que permiten realizar las funciones contables, financieras y administrativas de los negocios. Es una herramienta diseñada para registrar operaciones, conciliar cuentas bancarias y generar informes de rendimiento de las operaciones financieras de las empresas en un mismo lugar.
Los programas de contabilidad para empresas medianas y pequeñas son cada vez más sofisticados. No solamente registran y ordenan transacciones financieras, también abarcan apartados tributarios, gestionan las nóminas, realizan pagos de facturas y se acopla a otros departamentos de las empresas, como el de recursos humanos o cobranza.
En la actualidad existen diferentes tipos de software contable para PYMES. Están los que se diseñan específicamente para la contabilidad de una empresa y solo realiza las funciones mencionadas, como registrar y categorizar operaciones; y están los que forman parte de un software de planificación de recursos empresariales (ERP) y son un complemento de este sistema que ayuda a operar, automatizar y soportar las operaciones de los negocios.
Ventajas de los programas de contabilidad para empresas medianas y pequeñas
Curiosamente, hay empresas que se siguen resistiendo al uso de herramientas para la administración y contabilidad de sus negocios. Si eres uno de ellos, estás indeciso o no sabes realmente si es para tu organización, aquí te contamos algunas ventajas de contar con un software de contabilidad y un programa impuesto.
Ahorro de tiempo
Este es uno de los puntos más importantes junto al siguiente. Contar con un programa para gestionar la contabilidad de tu negocio te ahorrará horas de trabajo. Los procesos serán muchísimo más rápidos. Es solo cuestión de abrir el programa, seleccionar una función y dejar que la máquina haga el resto. Todo lo contrario de la contabilidad manual en hojas de cálculo, donde tienes que pasar horas introduciendo datos. La cantidad de trabajo que puedes manejar usando estas herramientas es mayor, así que la productividad de tu negocio dará un salto de calidad.
Disminución de errores
La contabilidad es delicada. Si te equivocas introduciendo un número, realizando una suma o calculando mal un impuesto, puede generarte dolores de cabeza o presentar una realidad equivocada de tu negocio. Esto en la contabilidad manual sucede mucho. Hay que estar comprobando constantemente si está bien. Los programas son automáticos. Realizan los cálculos y saben qué hacer. Te evitará tener que comprobar a cada instante.
La facturación es uno de los ejes comerciales de las empresas. Tanto por obligaciones administrativas, como para organizar el flujo de efectivo en el negocio, las empresas deben emitir facturas. Sin embargo, la gestión de facturas en papel es tediosa y consume mucho tiempo. Especialmente cuando se tienen pedidos recurrentes. La persona debe encargarse de numerosas tareas al mismo tiempo. Los programas de contabilidad para medianas y pequeñas empresas crean facturas de manera automáticas cada vez que se realiza un pedido. Solo debes suministrar los datos y ellos crean este documento en segundos.
Control y gestión de gastos
Las empresas deben tener una idea de adónde va su dinero si quieren realizar una gestión eficiente de sus finanzas. Muchas veces pecamos de prestar mucha atención a las ventas e ingresos, pero nos olvidamos de los que vamos gastando. Los softwares de contabilidad te permiten controlar tus gastos y categorizarlos para mantener un registro rigurosos de estas operaciones. Y no solamente puedes registrarlo, también escanear facturas y recibos para introducir y guardar estas operaciones en las aplicaciones en vez de almacenarlos en papel, donde son propensos a perderse.
