Ejemplo de descripción de puesto de secretaria escolar

La descripción completa del trabajo de secretaria de la escuela brinda una comprensión completa de este rol y las habilidades y calificaciones requeridas para desempeñarlo con éxito.

Secretaria de la escuela por teléfono con estudiantes en segundo plano.

La secretaria de la escuela desempeña un papel esencial en el buen funcionamiento de la escuela y brinda servicios de apoyo clave a todas las partes interesadas, incluidos el personal, los estudiantes y los padres.

Indice de contenido

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DEL SECRETARIO ESCOLAR

Propósito general

Para realizar una variedad de deberes secretariales, administrativos y administrativos en apoyo de la operación de la escuela y en apoyo del director, el personal, los estudiantes y los padres.

Principales tareas, deberes y responsabilidades del trabajo

Sistemas de archivo y gestión de bases de datos.

configurar y mantener sistemas de archivo para estudiantes y personal, en papel y en formato electrónico
crear, mantener e ingresar información en bases de datos
localizar y adjuntar archivos apropiados a la correspondencia entrante que requiera una respuesta
localizar y proporcionar los datos solicitados

Asistencia de estudiantes y personal

realizar un seguimiento de la asistencia de los estudiantes y el personal
verificar las notas de los padres y médicos y investigar cualquier discrepancia en la información de asistencia
notificar a los padres de las ausencias de los estudiantes
procesar y realizar un seguimiento de las solicitudes de licencia del personal
coordinar el personal suplente para los miembros del personal ausentes
mantener registros precisos de asistencia del personal y de los estudiantes y enviar informes según sea necesario

Procesos y procedimientos escolares

gestionar los procesos y procedimientos escolares para garantizar el cumplimiento de las normas escolares y del Distrito
inscribir y retirar estudiantes de la escuela de acuerdo con los procedimientos de la escuela y el distrito
reunirse con nuevos estudiantes y padres para completar el proceso de registro y orientación
proporcionar procesos de apoyo administrativo específicos de la escuela, como servicios para estudiantes, asignación de casilleros, formularios de actividad
mantener sistemas y archivos de seguimiento disciplinario de acuerdo con la normativa
coordinar y monitorear los procedimientos de seguridad con el fin de garantizar la seguridad de los estudiantes y el personal

Acceder Aquí muestra de currículum de trabajo social

Horarios y calendarios

programar y confirmar citas para los miembros del personal
mantener calendarios de citas y eventos
coordinar reuniones y eventos

deberes financieros

preparar y presentar facturas para su pago
procesar órdenes de compra y verificar facturas
preparar y procesar las cuentas por pagar
realizar un seguimiento de los gastos con fines presupuestarios
recibir y depositar todo el dinero recaudado del personal
administrar las funciones de nómina, incluido el mantenimiento de registros de cronometraje y el procesamiento y envío de nómina

Informes

recopilar y cotejar información para preparar informes relacionados con los datos
proporcionar al personal y a las partes interesadas información precisa sobre las operaciones escolares
producir informes de conformidad con los requisitos legales y administrativos

Comunicaciones

operar sistemas de correo electrónico y coordinar el flujo de información interna y externamente
preparar y distribuir comunicaciones apropiadas, incluidos boletines, correos electrónicos y anuncios
preparar una variedad de documentos que incluyen correspondencia, agendas, programas de eventos, informes, cronogramas y calendarios
Credactar, escribir y distribuir actas de reuniones

Tareas de recepción

servir como un punto central de información para el público, los estudiantes y el personal con respecto a los asuntos y procedimientos relacionados con la escuela
responder llamadas entrantes, proporcionar información, dirigir llamadas cuando sea necesario y tomar mensajes
saludar a los visitantes, manejar consultas y dirigir a los visitantes al destino apropiado
leer, clasificar y distribuir el correo escolar entrante

Equipo e inventario

operar equipos de oficina, incluidas máquinas de fax, fotocopiadoras, escáneres, impresoras
metromantener el equipo de oficina en buenas condiciones de funcionamiento
realizar un seguimiento del inventario y pedir suministros

Acceder Aquí Objetivo de currículum de cambio de carrera

Educación y experiencia

capacitación o calificación relevante
conocimiento práctico de aplicaciones de software relevantes, incluida la gestión de bases de datos
conocimiento de las operaciones y procedimientos actuales de la oficina
conocimiento práctico del equipo de oficina estándar
competente en ortografía, puntuación, gramática y otras habilidades del idioma inglés
experiencia comprobada en la producción de comunicaciones y documentos
conocimiento de las políticas y procedimientos de la escuela

Competencias y Habilidades

Habilidades de organización y planificación, incluida la capacidad de mantener un equilibrio efectivo entre prioridades múltiples y contrapuestas.
habilidades para resolver problemas
capaz de ejercer un buen juicio en la toma de decisiones
atención al detalle y precisión
confidencialidad, integridad y apego a las normas éticas
miembro del equipo
Orientado a la diversidad: capaz de trabajar eficazmente con personas independientemente de su edad, género, raza, etnia o religión.
energía y entusiasmo