deberes de recepcionista

Los deberes de recepcionista se han ampliado para incluir una serie de otras funciones a medida que las empresas consolidan las tareas y responsabilidades laborales para crear prácticas de dotación de personal más eficientes.

Recepcionista sentada en el mostrador de recepción y hablando por teléfono con escritura

Esta función de trabajo fundamental requiere una variedad de habilidades para realizar con éxito todas las actividades asociadas con un puesto de recepcionista. Encuentre una lista completa de las tareas y los requisitos de habilidades incluidos en el rol actual de recepcionista.

Indice de contenido

Lista completa de deberes y responsabilidades del recepcionista

Dependiendo de la empresa, el recepcionista puede ser responsable de cualquiera de los siguientes:

Recibir visitantes

saludar a los visitantes apropiadamente
determinar las necesidades de los visitantes de manera profesional
mantener registro de visitantes
ofrecer refrigerios a los visitantes cuando sea apropiado
dirigir a los visitantes a la persona correcta
garantizar una copia de seguridad cuando esté ausente del mostrador de recepción

Contestar llamadas telefónicas

responder y atender las llamadas telefónicas entrantes de manera oportuna y educada
determinar claramente el propósito de la llamada
atender consultas y brindar información correcta
desviar llamadas a la persona adecuada
tomar y entregar mensajes de manera precisa y completa

Administrar correo

clasificar y distribuir el correo entrante
preparar el correo saliente para su recogida o servicio de mensajería
organizar entregas de mensajería

Supervisar la seguridad

monitorear a las personas que entran y salen por las puertas de recepción
emitir pases de visitante cuando sea necesario
estar al tanto y reportar actividades sospechosas

Financiero

controlar y registrar los pagos de caja chica
saldo de caja chica
preparar bonos de viaje
tareas básicas de caja
deberes basicos de contabilidad

Clerical

fotocopiar y cotejar documentos
documentos de fax
archivar documentos con precisión
mantener el equipo e informar cualquier mal funcionamiento
monitorear, controlar y ordenar suministros de oficina

Organizar reuniones

reservar sala de reuniones
informar a los participantes
configurar la sala de reuniones con la papelería y el equipo necesarios
organizar catering para reuniones

Apoyo secretarial

preparar correspondencia y documentos
actualizar bases de datos
organizar correos
preparar y mantener hojas de cálculo
programar y dar seguimiento a las citas

Mantenimiento del Área de Recepción

mantener el área de recepción limpia y ordenada
mantener y organizar el material de lectura

Deberes del recepcionista de la oficina principal

Deberes del recepcionista médico

Lista de habilidades básicas de recepcionista

Descubra las habilidades necesarias para realizar con éxito estas funciones de recepcionista.

Presentación personal

mantener una apariencia limpia y bien arreglada
mantener una postura atenta
responder profesionalmente a los visitantes y a las personas que llaman

Representación de la empresa

mantener la confidencialidad y mostrar discreción

adherirse a las políticas y procedimientos de la empresa
representar a la organización de una manera ética y profesional
mantener un conocimiento completo de la estructura organizacional, los nombres y títulos del personal
mantener la calma bajo presión

Habilidades de comunicación

escribir bien usando la gramática y la ortografía correctas
comunicarse verbalmente con confianza y claridad
hacer preguntas efectivas
escuchar activamente y responder con empatía
seguir las instrucciones correctamente
comprender y responder a las señales no verbales

Orientación de Servicio al Cliente

aclarar las necesidades del cliente
proporcionar soluciones y soporte al cliente utilizando un conocimiento profundo de los productos y servicios de la empresa
tratar eficazmente con clientes difíciles

Habilidades computacionales