Enviar un correo electrónico a un cliente o proveedor es hoy en día una acción trivial y, a menudo, diaria. Este método de comunicación se ve favorecido en ocasiones incluso por teléfono o contacto físico, porque es más práctico y sobre todo más rápido.
Pero comunicarse bien por correo electrónico no se puede improvisar y hay algunas reglas simples, pero no menos esenciales, a seguir.
Regla # 1: Sea cortés
¿Cuántos correos electrónicos recibimos en los que no se indica “hola”, “gracias” o “por favor”? Sin duda estará de acuerdo, esto es muy desagradable e inmediatamente da una imagen negativa del remitente.
Por lo tanto, comenzaremos nuestro mensaje (para evitar cualquier mala impresión en nuestros clientes o proveedores) con un pequeño “Hola” muy apreciable. Luego, si pedimos un servicio o consejo, diremos “Por favor”. Por último, no nos olvidaremos de dar órdenes imperiosas escribiendo “gracias por …”, no necesariamente el más simpático, y preferiremos un elegante “Gracias por amablemente”.
En resumen, reglas de cortesía muy simples, ¡pero tan simples que a veces tendemos a olvidarlas!
Regla n ° 2: Prohibir el uso de letras mayúsculas
En el lenguaje de Internet, usar mayúsculas significa que estás enojado y gritando. Puede que no lo sepa, pero sus clientes seguramente no apreciarán este arrebato inexplicable.
Por lo tanto, prefiera letras minúsculas, ya sea que esté de humor jovial o enojado.
Regla n. ° 3: evite los emoticonos y otros fondos personalizados
Estarás de acuerdo, poner 5 emoticones en tu mensaje y usar un fondo muy estilizado para personalizarlo no es muy profesional.
Por lo tanto, es aconsejable ir a lo esencial y seguir siendo lo más creíble posible. Difícil ? No, es solo una cuestión de costumbre. Además, ¿es realmente útil para tus contactos saber que te encanta el morado y los pequeños que parpadean?
Regla n ° 4: Cuida el título de tu mensaje
Esto puede parecerle superfluo, pero es muy bueno poder saber el asunto del mensaje incluso antes de abrirlo. Sabemos de inmediato lo que está pasando y lo que es más, lo encontramos más fácilmente en nuestros archivos una vez archivados. ¡Una doble ventaja por tanto! Así que sea preciso y eficiente al escribir su título.
Regla n. ° 5: verifique el tamaño de sus archivos adjuntos
Más allá de cierto tamaño, se bloquearán sus correos electrónicos que contengan archivos adjuntos. Incluso si le resulta más rápido enviar un solo mensaje con todos sus archivos adjuntos, piense en su destinatario. ¿Cuánto tiempo pasará descargando todo? ¿Y si no recibe tu mensaje? Así que tómate la molestia con paciencia y envía tantos correos electrónicos como sea necesario para evitar sorpresas desagradables.
Por último, ahora conoces todas las reglas de buena conducta virtual para enviar tus correos electrónicos con total tranquilidad. ¡Su comunicación electrónica ahora tiene todas las posibilidades de ser óptima y ya no dañar la imagen de su marca!
